Handling operations in a multi‑provider environment is challenging.

The creation and termination of sourcing contracts—and everything in between, meaning how a contract is actually operated in practice—often presents our customers with challenges that are not easy to manage. Especially in a multi‑provider environment, handling these aspects is complex. For this reason, we would like to address these challenges in detail in a series of blog posts.

Organizations, particularly those that are part of a group or corporate structure, regularly face the challenges of a multi‑provider environment when sourcing their ICT (Information and Communication Technology) requirements.

Wie die Erfahrungen der letzten, nunmehr schon Jahrzehnte, im Rahmen des „First-Generation-Outsourcing” gezeigt haben, erfordert schon die gezielte und durchdachte Steuerung eines einzelnen Zulieferers umfangreiche Überlegungen und strukturelle Maßnahmen im Unternehmen des Auftraggebers. Bei einer Vervielfachung der Zulieferer – also im Multi-Provider Umfeld – vervielfachen sich zwangsweise auch die Anforderungen an den Auftraggeber.

How can a client ensure effective governance of all service providers delivering its information and communication technology?

Das probate Mittel der Wahl dazu ist „SIAM” – Service Integration and Management. Eine praktische Denkschule für die effiziente Bewältigung von Aufgabenstellungen die sich durch eine Zulieferervielzahl ergeben. SIAM bietet einen Maßnahmenkatalog für die Lenkung und Kontrolle der von den Zulieferern – „Providern” – erbrachten Services als Gesamtheit.

All die Möglichkeiten die SIAM bietet, all die Überlegungen und Lösungen, die sich daraus ergeben, manifestieren sich aber nicht nur in „internen” Dokumenten. Verdichtet und „außenwirksam” finden sich alle erarbeiteten Ergebnisse in dem Schriftstück, dass das Verhältnis zwischen Auftraggeber und den Service Providern nicht nur umfassend rechtlich regeln soll, sondern idealerweise als Bedienungsanleitung aller Beteiligten für das gemeinsame Geschäft dient: dem Vertragsdokument.

The Contract as an Operating Manual

Der Vertrag soll alles enthalten, alles regeln. Alle Inhalte beginnend mit der Unterfertigung reihum, über die allseitige reibungslose Implementierung und dem permanent zu optimierenden Betrieb bis zum letzten Schritt – dem Vertragsende mit dem „disentanglement”: der Entwirrung der zuvor erfolgten, innigen Verknüpfung zwischen Auftraggeber und dem jeweiligen Provider im Hinblick auf die betroffenen ICT-Services. Gleichzeitig soll der Vertrag aber auch nicht übermäßig starre Vorgaben beinhalten, Spielraum für Anpassungen bieten und Regelungen, die erst im Laufe der Implementierungsphase geschärft werden können als Erarbeitungsvorlage vorwegnehmen.

SIAM sieht für die Implementierung eines Multi-Provider Outsourcing vier „Key Stages” vor:

• Discovery & Strategy;
• Plan & Build;
• Implement;
• Run & Improve.

Obwohl die tatsächliche Vertragserrichtung in der Phase 2 „Plan & Build” stattfindet, sollten die Vorarbeiten dazu bereits in der Initialphase „Discovery and Strategy” einsetzten. Bestehende Verträge frühzeitig zu sichten und in die SIAM-Planung der wechselseitigen Rechte und Pflichten aller Beteiligten konzeptionell einzubinden erspart Zeit und Kummer.

In der Phase „Plan & Build” wird der Vertragsentwurf erstellt, konkretisiert und schließlich vom Auftraggeber für die Gespräche, die zum Geschäftsabschluss mit allen Providern führen freigegeben. Wie bereits ausgeführt dient der schlussendlich von allen Beteiligten abgeschlossene Vertrag als Bedienungsanleitung und Leitplanke für alle weiteren Phasen des Geschehens.
Erfahren Sie in nächster Zeit mehr über interessante rechtliche Themen zur Multi-Provider Steuerung.

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